بسیاری از صاحبان کسب و کار گزارشی از تجزیه و تحلیل کاری به نام BWA، یا Betriebswirtschaftliche Auswertung را به صورت ماهانه از حسابدار یا مشاور مالیاتی خود در آلمان دریافت می کنند ولی متاسفانه خیلی مواقع بدون آنکه آن را مطالعه کنند به صورت ناخوانده بایگانی میکنند. ولی شما به این کار عادت نکنید، زیرا BWA منبع ارزشمندی از اطلاعات برای پیشرفت، موقعیت اقتصادی و کارآمدی کسب و کار شما در آلمان می باشد. به علاوه، BWA منبعی است که بعد ها اداره مهاجرت و اتاق بازرگانی شهر شما میتوانند از آن به عنوان مرجع بررسی عملکرد اقتصادی شما استفاده کنند و اقامت دائم را بر اساس آن به شما اعطا کنند. همچنین اگر قصد خرید کسب و کار آماده ای در آلمان دارید بررسی و مطالعه BWA آن میتواند اولین معیار ارزیابی شما برای عملکرد اقتصادی آن کسب و کار باشد که به شما در تصمیم گیری برای سرمایه گذاری روی آن پروژه بسیار کمک خواهد کرد.
یکی از مزایای BWA بررسی این نکته است که آیا قدرت کسب و کار و عملکرد مالی شرکت شما در حد مطلوب و استاندارد هست یا مشکلاتی در راهند. این مقاله نشان می دهد چگونه BWA شرکت خود در آلمان را مطالعه کنید و از اطلاعات آن واقعاً سود ببرید.
در BWA، ارزیابی های خلاصه نویسی شده ای از اعداد کنونی حسابداری یا اعدادی که مشاور مالیاتی شما برای شما حساب کرده است را خواهید یافت. ولی یک شکل یکپارچه ای وجود ندارد، و راه های متعددی برای آماده سازی BWA وجود دارد. مهمترین و پرکاربردترین شکل BWA در عمل، گزارش درآمد کوتاه مدت (kurzfristige Erfolgsrechnung)است که در این مقاله نشان داده شده است. دیگر اشکال متداول آن، حساب جابجایی ها (Bewegungsbilanz)است، که به شما تغییرات در دارایی ها و سرمایه را نشان می دهد، و همچنین نقدینگی ساکن(statische Liquidität)، که به شما قدرت پرداخت (بدهی ها) را نشان خواهد داد. بعلاوه، شکل های خاص تری از BWA نیز وجود دارند. اگر یاد بگیرید که چطور یک BWA را بخوانید و تفسیر کنید در آن صورت BWA برای شما به ابزاری خیلی خوب برای ارزیابی کارآیی شرکت و تشخیص ضعف های بالقوه و اتخاذ تصمیم های لازم تبدیل میشود.
توجه: به صورت معمول، BWA بصورت ماهانه صادر می شود. اگر این مطلب در مورد شما صادق نیست می توانید با مشاور مالیاتی شرکت خود در آلمان تماس بگیرید و از او درخواست دریافت BWA به سرعت منظم و ماهیانه داشته باشید. حتماً از او بپرسید که نظرش درباره شرکت شما چیست و چه کاری لازم است شما انجام دهید تا بهبودی حاصل شود. از او بپرسید کدام عدد ها و اطلاعات برای شما بیشترین اهمیت را باید داشته باشند.
BWA خود را مطالعه کرده و تفسیر کنید
شکل ۱ یک گزارش درآمد کوتاه مدت یا آمار هزینه را نشان می دهد، این گزارش را می توان با نرم افزار Lexware ایجاد کرد. این شکل خدمات و هزینه های ارائه شده توسط یک شرکت را بصورت ماهانه و تجمعی نشان می دهد. برای درک گزارش درآمد کوتاه مدت، لازم است بدانید مهمترین بخش های گزارش کجا هستند و چگونه آنها را تفسیر کنید. همچنین لازم است بدانید که ستون های ۱ تا ۱۲ در BWA و محتویات آنها شامل چه اطلاعتی هستند و هر سطر بیانگر چیست. گزارش ها و اطلاعات تقریباً مهم در نمونه ارائه شده با اعداد ۱-۱۱مشخص شده اند.
توجه: اطلاعات BWA بر اساس گزارش صورت سود و زیان از صورتهای مالی سالانه می باشد، ولی میتوان آن را به صورت جداگانه با نیازمندیهای اطلاعتی یک شرکت تطبیق داد. در این مورد حتما از مشاور مالیاتی یا کسب و کار خود در آلمان مشورت بگیرید .
نمونۀ گزارش درآمد کوتاه مدت
شکل ۱: جزئیات گزارش درآمد کوتاه مدت
گزارش های ستون های BWA
ستون ۱
در این ستون شماره آیتم های ارزیابی کوتاه مدت عملکرد اقتصادی کسب و کار خود را پیدا میکنید.
ستون ۲
اینجا نام و توضیح آیتم های ارزیابی کوتاه مدت عملکرد اقتصادی (درآمد و هزینه) را مشاهده می کنید. اینها خلاصه های چندین حساب می باشند. بعنوان مثال، درآمد ها همۀ فروش هایی که با محصولات خود کرده اید یا درآمد های فرعی (مانند عملکرد رستوران های غذاخوری) را به طور خلاصه در کنار لیستی از انواع هزینه ها نشان می دهند؛ به عنوان مثال هزینه های مواد (Materialaufwand)، شامل هزینه های همۀ مواد مصرفی، قطعات یا کالاها می شوند. برای گنجاندن بهترین ترکیب، می بایست از حسابدار یا مشاور مالیاتی خود کمک بخواهید.
ستون ۳
درآمد ها، هزینه ها و نتایج ارزیابی ماه اینجا نشان داده می شوند.
ستون ۴
اینجا خروجی نهایی به درصد برای ماه جاری محاسبه میشود به این معنی که همۀ آیتم های متعاقب (درآمد / هزینه)، به عنوان درصدی از گردش مالی کل به سقف ۱۰۰ به نمایش در می آیند. تنها در اینصورت می توانید ببینید که کجا ایستاده اید. بدون قیاس، شما متوجه نخواهید شد که مثلا میزان هزینه مواد اولیه ذکر شده در مثال فوق به اندازه ۹۶,۰۰۰ یورو کم یا زیاد است یا در صنایع کاری شما رقمی نرمال است. در این مثال، متریال استفاده شده به نسبت ارزش گردش کل معادل ۳۷% است و هزینه های پرسنل حدود ۴۲% هستند (شماره های ۱ و ۲).
ستون ۵
در این ستون، کل هزینه های ماه مورد نظر معادل ۱۰۰% قرار داده شده اند و بقیه آیتم های درآمد و هزینه بعنوان نسبتی از آن نمایش داده شده اند. این باعث میشود که شما فورا بزرگترین هزینه های خود را رصد کنید . حتی تغییرات کوچک روی مقادیر این ستون تاثیر زیادی روی میزان EBIT (درامد قبل از
مالیات و بهره) کسب و کار شما و به تبع آن سود خالص شما خواهد داشت. در مثال فوق هزینه های پرسنل حدود ۷۷% کل هزینه ها را شامل می شوند (شماره ۳). با مقدار تجمعی هزینه ها که با ۱۰۰% در عکس بالا نمایش داده شده شما خروجی ای معادل ۱۸۲% درامد ایجاد کرده اید. هر چه این عدد بزرگتر باشد. یعنی شما اقتصادی تر کار کرده اید.
ستون ۶
در این ستون، هزینه های کارکنان معادل ۱۰۰% برای ماه جاری درنظر گرفته شده، و درآمد ها و هزینه ها به عنوان درصدی از این مقدار محاسبه می شوند. این ستون محاسبه ثمربخشی کارکنان را ممکن می سازد. در مثال فوق، با ۱۰۰% یورو هزینه کارکنان، مبلغ ۲۳۶% یورو از کل خروجی بدست آمد. هرچه مبلغ بالاتر باشد، کارکنان شما مفید تر و موثر تر خواهند بود (شماره ۵).
ستون ۷
در اینجا، هزینه کل مواد مصرفی بر اساس ۱۰۰% تنظیم شده. درآمد درامد ناخالص عملیاتی شرکت شما نشان می دهد که درآمد شما چقدر نسبت به هزینه ی متریال مصرفی بالاست. در در این مثال، درامد ناخالص بیش از ۱۷۰% با ۱۰۰% یورو هزینه مواد اولیه ورودی تولید می شود. به بیان دیگر به ازای ۱۰۰ یورو هزینه مواد اولیه شما ۱۷۰ یورو درامد ایجاد میکنید. مثل ستون های قبلی این عدد هر چه بیشتر باشد بهتر است. (شماره ۶).
ستون های ۸-۱۲
مقادیر برای دوره تجمعی )در اینجا بین ژانویه تا ژوئن( ارائه شده اند. گزارش ها مشابه ستون های ۳-۷ می باشند. به عبارت دیگر محتوا یکی است با این تفاوت که بجای بررسی ماه ژوئن، مقادیر به صورت تجمعی از ماه ژانویه تا ژوئن نمایش داده شده اند.
محتویات ردیف ها
ردیف ۴
یک فاکتور مهم در ارزیابی کسب و کار شما ، کارآیی (خروجی) کل (Gesamtleistung) می باشد که متشکل است از فروش خالص، تغییر در موجودی انبار ها و هر گونه دارایی ثابت شرکت. منظور از دارایی ثابت مثل زمانی است که شرکت شما ماشینی را میخرد تا برای مشتریانش محصولاتی را تولید کند. در میان دیگر چیز ها، بسیاری آیتم های هزینه و درآمد در کارآیی کلی اثرگذار می باشند.
ردیف ۵
در این ردیف (Materialeinsatz/Wareneinkauf) میزان مصرف مواد اولیه(قطعات / مواد خام / محصولات نیمه ساخته) نشان داده می شود که البته برای شرکت های بزرگتر ثبت دقیق یا تعیین هویت دقیق انها بدون یک سیستم مدریریت موجودی بسیار مشکل می باشد، زیرا در این ردیف ، مقادیری تعیین شده اند که برای خرید مواد اولیه درنظر گرفته شده اند. ولی این زمانی صحیح است که خرید و میزان مصرف همخوانی داشته باشند، که در عمل بندرت اتفاق می افتد. زیرا در ماه هایی که کالاها خریده می شوند، ممکن است مصرفی اتفاق نیفتد و بالعکس. اگر سیستم مدریریت موجودی موجود نباشد، خیلی مهم است که میزان مصرف تخمین زده شود، بعنوان مثال با ضرب کردن عدد محصولات تولید شده در میزان مواد مصرفی و مبلغ خرید آنها که در محاسبات وارد شده اند میزان مصرف به یورو محاسبه می شود.
ردیف ۶-۸
درامد ناخالص ۱ (Rohertrag I)تفاوت بین خروجی کل و مصرف مواد اولیه به اضافۀ هر گونه سود کارکردی دیگر نشان می دهد و یک متغیر کلیدی برای ارزیابی میزان موفقیت عملکرد شرکت شما در آلمان است. هرچه درامد ناخالص بالاتر باشد، پول بیشتری جهت پوشش دادن هزینه های جانبی و سودآوری بیشتر وجود خواهد داشت. درامد ناخالص ۲ (Rohertrag II) درامد ناخالص ۱ را با دیگر درامد های عملکردی جانبی جمع می کند. (ردیف ۸)
ردیف ۹-۲۱
دیگر هزینه ها در این خطوط ثبت می شوند، شامل هزینه های متداول پرسنل(Personalkosten) که معمولا از باقی هزینه ها بیشتر است. سایر هزینه ها در این مثال غیر از پرسنل: اجاره و رهن و کلا هزینه تاسیسات (Raumkosten)، بیمه(Versicherung)، تبلیغات(Werbe)، سفر(Reise) ، تعمیرات(Reparaturen) و هزینه های دیگر می باشد.
ردیف ۲۲
EBIT (Earnings Before Interest and Taxes)سودی است که شما با فعالیت های کاری خود پیش از بهره و مالیات کسب کرده اید. این مبلغ، مابه التفاوت بین درامد ناخالص (Rohertrag )و جمع هزینه ها (Gesamtkosten)می باشد. EBIT شما را قادر می سازد قیاس بهتری از نتایج بدست آمده از خروجی شرکت نسبت به عملیات کسب و کار خود داشته باشید. زیرا نرخ های بهره و مالیات اغلب توسط آیتم های خاص دستخوش تغییر می شوند، برای همین اغلب از نتایج واقعی برای ارزیابی عملکرد کسب و کار کنار گذاشته می شوند. در EBIT میزان بهره و مالیات حذف میشود تا به شما درک بهتری از عملکرد واقعی شرکت خود در آلمان دهد.
ردیف ۲۳-۲۵
هزینه های احتمالی بهره (Zinsaufwand)در اینجا ثبت می شوند. تفاوت بین EBIT و نتایج این ردیف منجر به درآمد پیش از مالیات (Ergebnis vor Steuern)می گردد (شماره ۷).
ردیف ۲۶-۲۹
نتایج مقدماتی و موقت از عملیات کاری کلی با کسر هزینه هرگونه مالیات دیگر (مانند محیط زیست öko یا مالیات بیمه) در این ردیف ها ثبت می شوند. موقت از این جهت که همیشه اصلاحات و تغییراتی پیش از اینکه اظهارنامه مالیاتی صادر شود صورت می پذیرد، که نهایتاً نتیجه واقعی کار شما را منعکس می کند. پرداخت های مالیاتی در آلمان اغلب به صورت قسط بندی شده توسط شرکت در طول سال پرداخت می شود. (ورودی های ۸-۱۱).
نکات ضروری در تنظیم BWA (با ذکر اشتباهات احتمالی)
- خریداری متریال بعنوان مصرف (Verbrauch )طبقه بندی می شود (نکات ردیف ۵ را ببینید) که اغلب مواقع نادرست است. تنها مصرف واقعی می بایست گزارش شود. اگر شما از سیستم مدیریت موجودی استفاده نمی کنید، می توانید بعنوان مثال، تخمین بزنید یا مقادیر میانگین را حساب کنید.
- افت بها/ استهلاک (Abschreibun) می بایست در طول ماه ها توزیع شود و کاملا در پایان سال ثبت نشود زیرا از لحاظ اقتصادی این هزینه ها به طور یکنواخت در هر ماه اتفاق میفتند.
- به صورت مشابه، برخی هزینه های پرسنل(Personalkosten ) می بایست طی ماه ها بسط داده شوند مانند عیدی، حقوق مرخصی، پاداش ها و…
- همچنین برخی پرداخت های تک باره احتمالی نیز باید در طول ماه های سال پخش شوند. مانند بیمه، هزینه ها، مشارکت های مالی و…
- فروش می بایست بطور صحیح ثبت شود (بعنوان مثال، پرداخت های قسطی و چکی فروش محسوب نمی شوند زیرا مشتری هنوز تحویل را نپذیرفته است). برخی از آنها را باید در ترازنامه به عنوان بدهی رد کرد.
- تغییرات موجودی انبار (Bestandsveränderungen )یا ثبت نمی شوند یا با مقادیر اشتباه ثبت می شوند. هزینه های تولید صحیح می باشند، نه تخمین مبالغ فروش.
نکته: با مشاور مالیاتی خود صحبت کنید و از او بپرسید چه تقسیم بندی هایی می بایست صورت بگیرد و شما چگونه می توانید یک BWA واجد شرایط فراهم آورید. در هر صورت روش منطقی این است که تقسیم بندی ها در BWA از ابتدا به صورت فروش و لیست هزینه های بزرگ مانند مواد پرسنل و استهلاک صورت بگیرد. در گام دوم، تقسیم بندی ها با جزییات بیشتری میتواند انجام شود.
حسابداری مستند و دائما بروز شده برای یک کسب و کار حیاتی است.
برای دریافت گزارش های قابل استناد که بتوانید بر اساس آن ها تصمیمات درست اخذ کنید، حسابداری شما باید صحیح، به روز و کامل باشد ، که این مورد همیشه در شرکت ها و کسب و کار های کوچک در آلمان اتفاق نمیافتد. شما همچنین می بایست این موضوع را با مشاور مالیاتی خود مطرح کنید و اگر نواقصی هست، از او داده های به روز و طبقه بندی شده را درخواست کنید. تنها در این صورت ، ما از یک BWA واجد شرایط صحبت می کنیم. از آنجایی که ساختن آنها بطور مرتب مستلزم کار و انرژی است بیشتر می باشد، اگر میزان حسابداری شما زیاد حجیم نیست می توانید به جای هر ماه، هر یک ربع سال یکبار BWA به روز شده را دریافت کنید. این چیزی است که در شرکت های کوچک اغلب اتفاق می افتد به این صورت که اطلاعات طبقه بندی و به روز شده هر ۳ ماه دریافت میشود تا مشخص شود که چقدر مفید کار کرده اید و در صورت نیاز چنانچه نتایج خیلی رضایت بخش نیست اقدامات اصلاحی اتخاذ شود.
نمونه عملی
پیتر اشمیت یک شرکت ساخت و ساز در آلمان دارد؛ در میان پروژه ها او پیشنهاد نوسازی یک زیرزمین را می دهد. هر ماه او یک BWA از حسابدار خود دریافت می کنند، که بندرت آن را ثبت می کند زیرا آنرا خوب نمی فهمد و خیلی برای خود مفید نمی داند. در جلسه کاری شرکت اخیرا یکی از مشاورین استفاده درست از BWA و فواید آن را در پیشبرد کار های روزانه شرکت مطرح کرد. مشاور نشان داد که چطور یک BWA باید خوانده شود و به کدام قسمت های آن بیشتر توجه کرد به طوری که بتوان از این ابزار به شیوه ای درست در فعالیت روزانه شرکت استفاده کرد.
با کمک BWA که بطور صحیح تنظیم شده، می توانید در هر برهه زمانی در طول سال به راحتی تشخیص دهید که چقدر تا به حال درامد داشتید و اینکه آیا هزینه هایی که تا بحال داشتید در یک چارچوب معقول و مطلوبی بودند یا خیر. همچنین برون یابی و استخراج داده ها میتواند از سود تخمینی سالیانه به خوبی به وسیله BWA صورت پذیرد. به منظور استفاده بهینه از ابزار BWA هر صاحب کسب و کاری در آلمان باید به صورت متناوب با این ابزار در تعامل باشد و با حسابدار یا مشاور مالیاتی خود در این زمینه به طور مرتب گفتگو کند تا مشخص شود که چه تغییرات و تنظیماتی در طول دوره مالی و عملیاتی شرکت مورد نیاز است.
اشمیت با مشاور مالیاتی خود قرار ملاقاتی می گذارد، نگرانی های خود را توضیح می دهد و موافقت میکند که در آینده تنها BWA هایی با اصلاحات برای ورودی های بزرگ مانند مواد اولیه، پرداختی های خاص پرسنل یا افت بها دریافت کند. با اطلاعات دریافتی در جلسه کاری و همچنین توضیحات بیشتر مشاور مالیاتی آقای اشمیت قادر خواهد بود که BWA خود را خوب درک کرده و از فواید آن به نحو احسن استفاده کند.
از این به بعد، او می تواند ببیند که در ماه گذشته چقدر خوب عمل کرده است و چگونه در صورت بروز تحولات غیر معمول، اقدامات اصلاحی را مانند پیدا کردن راه برای کاهش هزینه های لازم یا تسریع فرمول عایدی در کمترین فرصت انجام دهد. این در گذشته غیر ممکن می بود، چون او در گذشته این اطلاعات را تا پایان سال دریافت نمی کرد.
برای اطلاعات بیشتر در جلسات مشاوره ما شرکت نمایید:
تعیین استراتژی
اگر قصد توسعه کسب و کار خود در آلمان را دارید یا علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌‌باشید، فرم زیر را پر کنید. ما با شما تماس میگیریم.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.