چگونه فاکتور بنویسیم؟

در این مقاله الزامات ، مثالها ، الگوها و نرم افزارهای کاربردی در خصوص نوشتن صحیح و اصولی یک فاکتور را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت. همچنین معیار هایی که برای نوشتن یک فاکتور خوب نیاز است را معرفی میکنیم. که این کار با استفاده از نمونه هایی که در نرم افزار های Word و Excel ساخته شده است، نشان داده خواهد شد.

1. صدور سریع فاکتور با استفاده از نرم افزار های Excel ، Word و نرم افزار تخصصی “فاکتور”

آیا شما نیز پس از جذب مشتری خود را قصد صدور فاکتور رسمی دارید؟

در این صورت، ۳ راهکار پیش روی شماست:

 

راه اول: صدور صورتحساب توسط نرم افزارهای تخصصی حسابداری و صدور فاکتور

در این حالت به دلیل آنکه، نرم افزار ها به طور ویژه برای صدور فاکتور تهیه شده اند، شما فقط با چند کلیک ساده می توانید فاکتور مناسبی ایجاد کنید.

راه دوم: صدور فاکتور با نرم افزار اکسل

نرم افزار اکسل از آنجایی که برای محاسبات برنامه نویسی شده است، این امکان را دارد با استفاده از الگوهای از پیش تعیین شده، بتوان فاکتور مناسبی را صادر کرد. البته این روش بیشتر برای مشاغل کوچک مناسب می باشد.

 

راه سوم: صدور فاکتور با نرم افزار Word

با استفاده از نرم افزار Word، میتوانید به ۴ روش فاکتور تولید کنید.

علاوه بر نرم افزار های گفته شده، برخی صادر کنندگان فاکتور آنلاین نیز وجود دارد که می توان برای صدور صورتحساب استفاده شود. در جدول زیر مقایسه از راه های عنوان شده، آمده است. بخاطر داشته باشید که معیار مقایسه لزوماً ایجاد فاکتور نیست.

مقایسه صدور فاکتور توسط نرم افزار های تخصصی، الگو هایWord  و Excel  و صادر کنندگان های فاکتور آنلاین.

Ablauf Rechnung schreiben	Software	Vorlage (Word / Excel)	Rechnungsgenerator
Aus Angebot direkt Rechnungen erstellen?	Ja	Nein, nicht möglich	Nein, nicht möglich
Auf gespeicherte Kundendaten zurückgreifen?	Ja	Nein	Nein
Stornieren einer Rechnung ist ein rechtssicherer Ablauf?	Ja	Nein	Nein
Rechtssichere Nummerierung der Rechnung?	Ja, automatisch	Nein, muss per Hand gemacht werden
Rechnungsversand per Mail	Ja, per Klick	Mehrere Schritte nötig
Postversand mit einem Klick	Ja, 1 Klick wenn im Programm angeboten	Nicht möglich
Pflichtangaben auf Rechnung stets aktuell	Ja	Nicht unbedingt	Ja
Automatischer Zahlungsabgleich	Ja	Nein	Nein
Automatisches Mahnwesen	Ja	Nein	Nein
Übergabe an Steuerberater per Klick	Ja	Nein	Nein
Definierte Rechnungsablage	Ja	Nein	Nein
Sicherheit bei einer Betriebsprüfung	Gegeben	Nicht gegeben
Weiterführende Informationen	Software-Vergleich	Vorlagen Download

نوشتن فاکتور با برنامه های تخصصی صدور فاکتور بسیار بهتر از استفاده از الگوهای آماده در Word یا Excel یا استفاده از یک تولید کننده فاکتور آنلاین است. این نرم افزار در مراحل قبل و بعد از ایجاد فاکتور باعث صرفه جویی در وقت شما می شود و از نظر قانونی مورد تایید است.

اما اگر می خواهید با الگو های از پیش تعیین شده فاکتور صادر کنید، به دلیل وجود گزینه ها و عملگرهای محاسباتی، نرم افزار Excel مناسب تر از نرم افزار Word است.

نکته که واضح است، این است که  تحقیق کنید که کدامیک از نرم افزار تخصصی صدور فاکتور برای کسب و کار شما مناسب است.

2. اطلاعات ضروری در نوشتن فاکتور الکترونیکی و مقررات آن

از جمله اموری که موسسین و کارآفرینان باید بدان توجه ویژه ای داشته باشند، مسائل حقوقی صدور فاکتور می باشد. چرا که مراتب مربوط به اداره مالیات، شامل مالیات بر فروش و همچنین مالیات بر سود است، بنابراین ، در این بخش به مهمترین عناوین می پردازیم:

۲-۱  چه اطلاعاتی باید در فاکتور نوشته شود؟ (اجزای ضروری)

مطابق با بخش ۱۴ قانون مالیات بر ارزش افزوده (UStG)، یک فاکتور باید حاوی ۱۲ اطلاعات ضروری باشد:

ردیف	عنوان	توضیحات
۱	صادرکننده فاکتور	نام شرکت و آدرس شرکت ارائه دهنده
۲	گیرنده فاکتور	نام شرکت و آدرس گیرنده فاکتور
۳	شماره مالیات / شماره شناسه مالیات بر ارزش افزوده	شماره مالیات اجباری است. شناسه مالیات بر ارزش افزوده کارآفرینان برای تحویل به سایر کشورهای اتحادیه اروپا به شماره نیاز ندارند.
۴	صورتحساب	این اطلاعات مشخص میکند که سند پیش رو یک فاکتور است. اگر سند اعتباری است ، “یادداشت اعتباری” باید روی سند باشد.
۵	تاریخ فاکتور	این تاریخ ایجاد فاکتور است.
۶	شماره فاکتور	هر فاکتور به یک شماره فاکتور منحصر به فرد نیاز دارد. در حالت ایده آل ، شماره فاکتور به طور متوالی شماره گذاری می شود.
۷	تاریخ / دوره خدمات	به زمان تحویل یا دوره ارائه خدمات اشاره دارد ، به عنوان مثال به عنوان بخشی از پروژه.
۸	خطوط فاکتور	نوع کالا / خدمات ؛ تعداد؛ قیمت واحد خالص ، نرخ مالیات فروش به ازای هر فاکتور ، به عنوان مالیات فروش (مالیات بر ارزش افزوده) نشان داده می شود.
۹	مبلغ خالص فاکتور	مبلغ فاکتور که مالیات بر ارزش افزوده به آن اضافه می شود.
۱۰	کل مالیات بر ارزش افزوده	مبلغ مالیات بر ارزش افزوده ، نشان داده شده در هر نرخ مالیات فروش (۱۹٪ ، ۷٪ و غیره)
۱۱	مبلغ ناخالص / مقدار پرداخت	مبلغ خالص فاکتور + مالیات بر ارزش افزوده : این مبلغ باید توسط مشتری پرداخت شود.
۱۲	مهلت پرداخت	مهلت پرداخت ، تا زمانی که فاکتور باید پرداخت شود. در صورت موافقت تخفیف ، مراجعه به دوره تخفیف باید در اینجا نشان داده شود.

سایر اطلاعات:

• جزئیات بانک
• مشخصات مدیر عامل یا صاحب شرکت
• در صورتی که شماره ثبت تجاری دارید، آن را نیز بنویسید.
• شماره تلفن و آدرس ایمیل برای سوالات ، آدرس وبسایت

برای طراحی فاکتور، بهتر است که فاکتور با CI و رنگ های شرکت همخوانی داشته باشد. زیرا طرح فاکتور نیز بخشی از بازاریابی یا برند تجاری است.

بحران کرونا در سال ۲۰۲۰: کاهش نرخ مالیات فروش

به دلیل بحران کرونا ، نرخ مالیات بر ارزش افزوده زیر از تاریخ ۰۷/۰۱/۲۰۲۰ تا ۱۲/۳۱/۲۰۲۰ اعمال می شود:

تا الان	نرخ مالیات فروش فعلی
%۱۹	%۱۶	نرخ مالیات استاندارد
%۷	%۵	نرخ مالیات کاهش یافته

قوانین زیر برای شرکت های صنعت پذیرایی اعمال می شود:

از ۱٫۷٫۲۰۲۱	۱٫۱٫۲۰۲۱ – ۳۰٫۶٫۲۰۲۱	۱٫۷٫۲۰۲۰ تا  ۳۱٫۱۲٫۲۰۲۰
%۱۹	%۷	%۵	خدمات رستوران و پذیرایی
%۱۹	%۱۹	%۱۶	نوشیدنی ها

هنگام تبدیل مالیات فروش ، موارد زیر را بخاطر بسپارید:

• آیا سیستم صندوق تنظیم شده است؟
• آیا همه فاکتورهای ورودی بررسی شده است؟
• آیا فرم های فاکتور سازگار شده است؟

با توجه به قوانین جدید مالیاتی، استفاده از سیستم های جدیدی همچون نرم افزار های صدور فاکتور دیجیتال و یا استفاده از راه حل های حسابداری، روش های جایگزین مناسبی برای کسب و کار شما باشد.

 

اینفوگرافیک کامل را می توانید در صفحه بارگیری ما پیدا کنید.

شما صاحبین کسب و کار می توانید با استفاده از نرم افزار صدور فاکتور شرکت ما، صورتحسابی قانونی را در سریع ترین زمان صادر کنید که مورد تایید نیز هست. هم اکنون می توانید این نرم افزار را ۳ ماه به صورت رایگان استفاده نمایید.

۲-۲ قوانین GOBD برای صورتحساب

GOBD قوانینی در خصوص مدیریت و ذخیره سازی صحیح کتاب ها ، سوابق و اسناد به صورت الکترونیکی و همچنین دسترسی به داده ها است. هنگام نوشتن فاکتور، به نکات زیر توجه نمایید:

• تغییر سند فاکتور الکترونیکی ممکن نیست.
• فاکتورهای الکترونیکی باید به صورت ایمن ذخیره شوند.
• فاکتورها باید به طور کامل نگهداری شوند.

هدف از بوجود آمدن GOBD، این است که مقامات مالیاتی نظارت کامل بر فروش شرکت ها و اعلام فروش ها به مقامات مالیاتی را داشته باشند و شرکت ها نتوانند در اظهارات خود، خلافی را ثبت کنند. که در این صورت با تغییر یا حذف فاکتورها، دولت درآمد حاصل از مالیات فروش و مالیات بر درآمد را از دست می دهد. این در حالی است که اگر نرم افزار دارای گواهینامه GOBD باشد ، فاکتورهایی که با نرم افزار ایجاد می کنید مشکلی در رابطه با GOBD ندارند

۲-۳ قوانین و شروط مربوط به لغو فاکتورها

قوانین و شروط مربوط به لغو فاکتورها نیز از GOBD بر گرفته شده است. در صورت لغو فاکتور پس از صدور، این فاکتور باید با مهر “لغو” نگهداری شود. همیشه باید بتوانید انصراف را توجیه کنید ، به خصوص اگر حسابرس در خصوص آن از شما توضیح بخواهد.

 ۲-۴ شرایط نگهداری

کلیه فاکتورها از جمله فاکتورهای ذخیره شده به صورت الکترونیکی باید توسط کارآفرین به مدت ۱۰ سال نگهداری شود و در صورت بازرسی مالیاتی باید بتواند آنها را به طور کامل ارائه دهد.

۲-۵ یادآوری و مدت قانونی

اصولاً حداکثر تا ۳ سال پس از ارائه خدمات می توانید فاکتور صادر کنید. نکته بسیار مهم این است که ادعای فاکتور موجه باشد. به طور کلی توصیه می کنیم بلافاصله پس از ارائه خدمات فاکتور صادر کنید. نکته که بدان باید بسیار توجه کنید در صورت عدم ارسال یادآوری در خصوص پرداختی ها توسط فروشنده، حق پرداخت به صورت خودکار پس از ۳ سال منقضی می شود. لذا در اینجا نیز توصیه می کنیم یادآوری در خصوص پرداخت را به موقع بنویسید.

۲-۶ قانون فاکتورهای الکترونیکی

شما می توانید هر نوع فاکتور را در قالب الکترونیکی ایجاد و ارسال کنید. به معنای محدودتر ، فاکتورهای الکترونیکی قابل خواندن توسط کامپیوتر ها هستند. این بدان معنی است که کدی در فاکتور الکترونیکی ذخیره می شود که نرم افزار می تواند آن را بخواند. فاکتورهای الکترونیکی دیگر نیازی به امضای دیجیتالی ندارند.

۲-۷  فاکتورهای الکترونیکی قابل خواندن توسط کامپیوتر (ZUGFerd)

هنگام تجارت با مقامات و وزارتخانه ها ، کارآفرینان مجبور به نوشتن فاکتورهای الکترونیکی قابل خواندن توسط کامپیوتر هستند. فاکتور ZUGFeRD مخصوصاً کاربردی است. کد قابل خواندن توسط کامپیوتر در اینجا به صورت PDF ذخیره می شود. از ۲۰ نوامبر سال ۲۰۲۰ ، مقامات قراردادی فقط فاکتور های قابل خواندن توسط کامپیوتر را بطور رسمی می شناسند.  

3. فاکتورها را به عنوان صاحبان مشاغل کوچک بنویسید

این مورد به ویژه برای افراد شاغل نیمه وقت بسیار مهم است. کسانی که مقررات مشاغل کوچک را انتخاب می کنند مالیات فروش پرداخت نمی کنند و اجازه ندارند مالیات فروش را روی فاکتورهای خود نشان دهند.

• فاکتور با مبلغ خالص صادر می شود.

مطابق بخش ۱۹ UstG ، مبلغ نشان داده شده در فاکتور شامل مالیات فروش نمی شود. در غیر این صورت ، کلیه اطلاعات ضروری که در اینفوگرافیک توضیح دادیم ، قابل استفاده است.

 یک برنامه صدور فاکتور خوب گزینه اول مشاغل کوچک است. سپس الگوهای فاکتور به طور خودکار سازگار می شوند. شرکت ما نیز الگویی برای فاکتور مشاغل کوچک به عنوان نمونه فاکتور ایجاد کرده است.

4. ۸ نوع فاکتور و ۳ فاکتور نمونه

در اینجا انواع معمولی فاکتورها را همانطور که در زندگی تجاری روزمره اتفاق می افتد ارائه می دهیم. در حالت ایده آل ، نرم افزار صورتحساب شما از این نوع اسناد صورتحساب پشتیبانی می کند.

۱ صورتحساب تکراری

فاکتور تکراری فاکتور سرویس است که چندین بار در مدت زمان طولانی ارائه می شود. بهترین مثال در این مورد صورتحساب اجاره برای دفاتر ، اماکن تجاری یا سایر فضاهای تجاری است.

۲ پیش فاکتور

پیش فاکتور یک فاکتور پرداخت جزئی برای یک پروژه بزرگتر است که در مدت زمان طولانی تری گسترش می یابد. مثال توسعه دهنده یک فروشگاه آنلاین است که در ابتدا برای مشتری خود پیش پرداخت فاکتور صادر می کند. با پیشرفت پروژه ، فاکتورهای جزئی بیشتری صادر میشود تا در نهایت فاکتور نهایی صادر و ارسال میشود.

۳ فاکتور دوره ای – فاکتور اشتراک

صورتحساب های مکرر اغلب با کد اشتراک منحصربه فرد هر خریدار استفاده می شود. به همین دلیل به عنوان فاکتور اشتراک نیز شناخته می شود. در اینجا کارآفرین برای هر دوره خدمات، یک فاکتور جداگانه را برای مشترک خاص ایجاد می کند. نرم افزار فاکتور خوب از این موضوع پشتیبانی و فاکتورهای اشتراک را به صورت خودکار ایجاد می کند.

۴ اعتبار یا اعتبار صورتحساب

اعتبار به عنوان اعتبار تسویه حساب و فاکتور لغو در دسترس است. این کارآفرین وقتی از اعتبار تسویه حساب استفاده می کند که مثلاً کارمزد نمایندگان تجاری مستقل خود را تسویه کند.

۵ فاکتور لغو

اگر به طور مثال تحویل یک قطعه، ارائه یک خدمات معیوب و یا فاکتور اصلی نادرست باشد، کارآفرین به فاکتور لغو نیاز دارد. با فاکتور لغو، کارآفرین فاکتور اصلی را خنثی می کند و سپس فاکتور تصحیح شده را جایگزین میکند و برای گیرنده می فرستد.

۶ فاکتور مبالغ کم

فاکتور مبالغ کم یک فاکتور ساده برای تحویل و خدمات تا ۲۵۰ یورو است. اطلاعات کمتری برای فاکتورهای کم ارزش مورد نیاز است. اگر کارآفرین بخواهد مالیات ورودی را کسر کند، فاکتور باید به طور معمول شامل تمام اجزای اجباری باشد. بنابراین این تلاش برای معاینه در محاسبه مقدار کمی کاهش می یابد.

۷ رسید

رسید، پرداخت را تأیید می کند. رسید مربوط به موضوع فاکتورهای کم ارزش است. برای مبالغ زیر ۲۵۰ یورو اجزای ضروری رسید با اجزای ضروری فاکتور کم ارزش یکسان است. در عمل ، تقریباً تمام فاکتورهای کم ارزش که برای خریدهای زیر ۲۵۰ یورو دریافت می کنید ، رسید هستند.

محاسبات نمونه به عنوان الگو

ما نمونه فاکتورهای مختلفی را برای شما ایجاد کرده ایم تا هنگام صدور فاکتور شما را راهنمایی کند. در اینجا شما می توانید فاکتور عادی برای تحویل و خدمات در آلمان ، فاکتور برای تجارت در منطقه اتحادیه اروپا ، فاکتور کسب و کار کوچک و فاکتور مقادیر کم را پیدا و به راحتی این نمونه ها را بارگیری کنید.

 

فاکتور عادی با مالیات بر ارزش افزوده

 

نمونه فاکتور تجارت کوچک با مثال محاسبه

 

فاکتور مبالغ کم با مثال محاسبه

 

5. فاکتور در خارج از کشور

آیا مشتری خارجی دارید یا قصد صادرات به خارج از کشور را دارید؟

 توصیه ما این است که در حین انجام این کاربا یک مشاور مالیاتی خوب مشورت کنید. در ادامه مهمترین جنبه های این موضوع را بر میشماریم.

• الگوهای فاکتور به زبانهای خارجی:

همیشه باید یک الگوی فاکتور انگلیسی داشته باشید ، بسیاری از برنامه های فاکتور این گزینه را ارائه می دهند.

• روش شارژ معکوس:

 اگر فاکتورهایی را برای مشتریان B2B در اتحادیه اروپا ارسال کنید ، گیرنده مالیات بر ارزش افزوده را پرداخت می کند که این موضوع باید در فاکتور نشان داده شود. بهترین روش برای انجام این کار روش شارژ معکوس است که گیرنده مالیات فروش را پرداخت می کند. شما هیچ گونه مالیات بر ارزش افزوده ای در فاکتورهای خود نشان نمی دهید. قانون مشابهی در کشور سوئیس نیز وجود دارد.

• شماره شناسایی مالیات فروش:

 برای فاکتورهای B2B در منطقه اتحادیه اروپا ، شما به عنوان اطلاعات ضروری اضافی به یک شماره شناسایی مالیات فروش احتیاج دارید.

• تحویل کالا به افراد خصوصی در منطقه اتحادیه اروپا:

در اینجا ، کارآفرینان باید آستانه تحویل کالا را رعایت کنند. برای ارزش خاص کالا ، کارآفرینان باید مالیات فروش را در کشور خریدار بپردازند.

• تحویل به کشورهای خارج از اتحادیه اروپا:

در این مورد هیچ توصیه عمومی وجود ندارد ، اما کارآفرین باید از قبل با قوانین کشور مربوطه آشنایی داشته باشد.

علاوه بر این توصیه ها، هنگام صدور فاکتور در خارج از کشور به یک برنامه صادر کننده فاکتور مناسب نیاز دارید که موارد فاکتور را در منطقه اتحادیه اروپا ترسیم کرده و الگوهای فاکتور را به زبان های خارجی یا ارزهای خارجی ارائه دهد.

 

الگو و نمونه فاکتور شارژ معکوس در اتحادیه اروپا

 

نتیجه گیری: استفاده از نرم افزار های تخصصی صدور فاکتور به جای الگوهای از پیش تعیین شده در ندم افزار های Word یا Excel

 ۳ روش برای نوشتن فاکتور مناسب به کارآفرینان پیشنهاد می کنیم:  

• صدور فاکتور با الگو های از پیش تعیین شده در Word یا Excel
• فاکتور را با یک تولید کننده فاکتور بنویسید
• برای فاکتورها از نرم افزارهای تحصصی صادر کننده فاکتور استفاده کنید

برنامه “فاکتور” بهترین راه کار برای طی کردن مراحل اداری است. این کار باعث میشود تا هنگام تهیه فاکتور مناسب ، پرداخت های ورودی بررسی شوند، موارد به حسابدار یا مشاور مالیاتی تحویل داده شوند و در وقت صرفه جویی شود.

علاوه بر این ، این نرم افزار امنیت قانونی را تضمین می کند ، زیرا همیشه با الزامات قانونی مطابقت دارد که در بازرسی مالیاتی تأثیر مثبتی دارد. اگر از الگوی اکسل یا Word استفاده می کنید ، باید از یک مشاور مالیاتی بپرسید که آیا این الگو با مقررات مطابقت دارد یا خیر. محاسبات نمونه ما همچنین یک نقطه شروع برای شما فراهم می کند.

آگاهی از قوانین قانونی، به ویژه اطلاعات اجباری برای فاکتور مناسب، برای کارآفرینان مهم است. زیرا نه تنها شما فاکتور صادر می کنید بلکه موظف هستید برای شرکای تجاری خود فاکتورهای صحیحی صادر کنند. اگر در اتحادیه اروپا یا خارج از کشور تجارت می کنید ، باید به یک مشاور مالیاتی مناسب برای تجارت خارجی اتحادیه اروپا مراجعه کنید. برای این کار می توانید از نمونه های فاکتور ما نیز استفاده کنید. بیشتر برنامه های صورتحساب پشتیبانی خوبی برای تجارت در خارج از کشور با الگوهای فاکتور مناسب ، همچنین به یک زبان خارجی یا حداقل به زبان انگلیسی تسلط دارند. اگر هنوز با الگوهای فاکتور کار می کنید ، قطعاً باید در مورد نرم افزار مدرن فاکتور اطلاعات کسب کنید.