بسیاری از کارآفرینان با فکر کردن به صورتحساب و حسابداری مضطرب می‌شوند. با اینکه دستمزدشان برای خدماتی که انجام داده‌اند، فقط از طریق فاکتور پرداخت شده دریافت می‌شود. این موضوع در واقع چندان پیچیده نیست؛ در ادامه شش نکته‌ی مهم را برای شما آورده‌ایم.
قبل از هرچیز به یک نکته‌ی مفید بپردازیم: ما هم برای حسابداری کارهایمان از یک نرم افزار استفاده می‌کنیم. بنابراین توصیه می‌کنیم که شما هم کارهای حسابداری خود را بصورت آنلاین انجام دهید. این کار باعث می‌شود که از کار حسابداری دو برابر لذت ببرید!

۱٫ صورتحساب‌ها را درست بنویسید.
صورتحساب حاوی اطلاعات سرویس‌های ارائه شده، شرایط تحویل و شرایط پرداخت است و در بیشتر موارد، مشتریان از آن مستحق هستند. به عنوان مثال، طبق قانون مالیات فروش، شما تا زمانی که فاکتور درستی دریافت نکنید، می‌توانید از پرداخت خودداری کنید. اما چه زمانی فاکتور “صحیح” است؟
برای مشتریان خصوصی، فاکتورها به منظور کسر خدمات خاص از مالیات، حفاظت از هرگونه ادعای تضمین یا ارائه‌ی سایر مدارک، از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند. این امر به هیچ الزام خاصی منجر نمی‌شود، جدا از این واقعیت که تجار باید سهم کار را جداگانه نشان دهند.
اما این مساله در فضای کسب و کار متفاوت است. در اینحا کسر مالیات خرید (steuerrechtlichen Anforderungen) نقش اصلی را بازی می‌کند، البته فقط در صورت مطابقت فاکتور با شرایط قانون مالیات. این مساله شامل جنبه های زیر است:

• نام و آدرس شرکت تأمین کننده و گیرنده‌ی صورتحساب
• شماره مالیات یا شماره شناسایی مالیات بر ارزش افزوده‌ی صادرکننده
• تاریخ صورتحساب
• شماره صورتحساب انحصاری
• نوع، تعداد یا حجم کالاهای تحویل داده شده یا خدمات ارائه شده
• زمان یا مدت تحویل یا اجرای سفارش
• جمع مبلغ فاکتور، جمع خالص و مالیات کسر شده به صورت جدا
• مالیات فروش مربوط به مبلغ فاکتور، تفکیک شده بر اساس نرخ مالیات
• شرکت های کوچکی که از مالیات فروش معاف هستند باید این موضوع را در فاکتور قید کنند. به عنوان مثال با اضافه کردن جمله‌ی “مطابق قانون § ۱۹ UStG ، مبلغ فاکتور شامل مالیات فروش نمی‌شود”

طبق مالیات فروش، شرکت‌ها برای ارائه‌ی فاکتور شش ماه مهلت دارند. برای به اصطلاح “فاکتورهای جزء (Kleinbetragsrechnungen)” تا حداکثر ۱۵۰ یورو، راه حل ساده‌تری ایجاد شده است: در اینجا، جزئیات گیرنده‌ی فاکتور، شماره مالیاتی و شماره فاکتور مورد نیاز نیست. همچنین نیازی نیست مالیات بر فروش جداگانه نشان داده شود.
با اینکه که اداره‌ی مالیات به طور دقیق و موشکافانه مالیات‌های خرید را بررسی می‌کند، اما شرایط مربوط به هزینه‌های عملیاتی از شدت کمتری برخوردار است. ممکن است اتفاق بیفتد که یک فاکتور از کسر مالیات خرید خارج شود، اما همچنان به عنوان هزینه شناخته شود.

۲٫ مقررات مربوط به کسب و کارهای خرد همیشه منطقی نیستند.
در صورت تمایل، کسب و کارهای خرد می‌توانند از مالیات بر ارزش افزوده معاف شوند. با این حال، این کار مطابق با بند ۱۹ قانون مالیات فروش به دو شرط انجام‌پذیر است:
۱٫ گردش مالی در سال مالی جاری حداکثر ۵۰،۰۰۰ یورو باشد و
۲٫ گردش مالی در سال مالی گذشته کمتر از ۲۲۰۰۰ یورو باشد.

به کلمه‌ی “و” دقت کنید، چرا که هر دو شرط باید رعایت شوند. بنیانگذاران مشاغل می‌توانند در سال تأسیس، گردش مالی مورد انتظار را تخمین بزنند. اما مراقب باشید، اگر از اواسط سال شروع کنید، معافیت مالیات نیز به تناسب کاهش می‌یابد. علاوه بر این، قوانین مربوط به شخص بنیانگذار می‌شوند. اگر وی چندین کسب و کار کوچک داشته باشد، تمامی درآمدها در پایان گردش مالی جمع می‌شوند. علاوه بر این، مشاغل کوچک باید به طور واضح در صورتحسابهای خود به کسر نکردن مالیات اشاره کنند.
قانون مربوط به کسب و کارهای کوچک، نیاز به اظهارنامه‌ی مالیات بر ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی را از بین می‌برد. تعیین سود نیز آسان‌تر خواهد بود. از این گذشته، نیازی به تفاوت قائل شدن بین سود ناخالص و خالص نیست. همچنین مشاغل کوچک در معامله با مشتریان خصوصی – که از کسر مالیات خرید مستثنی هستند – می‌توانند قیمت‌های ارزان‌تر و بدون مالیات ارائه دهند.
از طرف دیگر، کسر مالیات خرید وجود ندارد. این مساله باعث افزایش هزینه‌های عملیاتی می‌شود. بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک نیز از این می‌ترسند که اشاره به این موضوع در صورتحساب، بتواند تأثیر منفی بر تصویر آن‌ها داشته باشد – به ویژه در تجارت با مشتریان شرکتی.
آیا اصلا کل این مسائل ارزشش را دارد؟ بستگی دارد. کارآفرینانی که می‌خواهند مدت طولانی از طریق تجارت خود زندگی کنند، باید سالانه بیش از ۲۲۰۰۰ یورو درآمد داشته باشند. این مزیت قابل اجتناب در اینجا کوتاه مدت است. علاوه بر این، در این مورد هیچ کسر مالیات خریدی برای سرمایه گذاری های اولیه وجود ندارد. در معاملات B2B نیز نمی توانید امتیاز کسب کنید. در اینجا مالیات فروش فقط یک مورد گذرا است. اوضاع برای کارگران نیمه وقت خود اشتغالی که مثلاً برای خانوارهای خصوصی خدمات ارائه می‌دهند متفاوت است. برای آن‌ها، قانون مربوط به کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند مفید باشد.

۳٫ هشدار مالیات بر ارزش افزوده: مهلت‌های مقرر را رعایت کنید!
مالیات‌هایی وجود دارد که اداره‌ی مالیات به شدت تمام دنبال آن‌ها می‌رود؛ مانند مالیات بر ارزش افزوده. هرکسی که پیش‌ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده را به موقع ارسال نکند، به سرعت با اضافه شدن هزینه‌های دیرکرد پرداخت سنگین مواجه می‌شود. کلیه‌ی شرکت‌ها، خوداشتغال‌ها و فریلنسرها مشمول این قانون قرار می‌گیرند. البته صنعت صادرات، برخی خدمات بهداشتی، معاملات ملکی و مالی از این قائده مستثنی هستند. هر کسی که در این گروه قرار نمی‌گیرد یا به عنوان صاحب مشاغل کوچک از مالیات فروش معاف است، باید مالیات فروش را به دولت پرداخت کند.
در چارچوب پیش‌ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده، شرکت‌ها مالیات فروش قابل پرداخت را به عنوان مابه‌تفاوت بین مالیات فروش و مالیات خرید به اداره مالیات اعلام می‌کنند. به عنوان یک قاعده، این اظهارنامه باید ماهانه تنظیم شود و حداکثر تا دهمین روز از ماه بعد به اداره‌ی مالیات ارائه شود.
اگر رسیدن به مهلت مقرر برای شما دشوار است، می‌توانید با یک برنامه برای تمدید، چهار هفته زمان بیشتر درخواست کنید. با این حال، در ازای آن باید پیش پرداخت ویژه‌ای انجام شود. استثنائاتی نیز در مورد ارائه‌ی ماهانه وجود دارد:
• تا سالانه ۷۵۰۰ یورو مالیات قابل پرداخت، ارائه‌ی پیش‌ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده، هر سه ماه یکبار امکانپذیر است.
• اگر کمتر از ۱۰۰۰ یورو مالیات باید بپردازید، به طور کل از این کار معاف هستید.
از سال ۲۰۰۵، اداره مالیات فقط گزارش‌های الکترونیکی را از طریق سامانه‌ی) ELSTER اظهارنامه مالیاتی الکترونیکی) پذیرفته است. بنابراین هر کسی که حساب خود را شخصا انجام می‌دهد، باید از نرم افزار یا خدمات مربوطه استفاده کند. هر دو کار را تقریباً به صورت خودکار انجام می‌دهند. البته پیش‌ثبت نام نیز می‌تواند از طریق درگاه ELSTER اداره مالیات به صورت دستی ارسال شود. با این حال، این نه تنها وقت گیر است، بلکه به تازگی مستعد خطا نیز هست.

۴٫ ترازنامه، آری یا نه؟
در زندگی اقتصادی، حسابداری و ترازنامه مالی معیار سنجش همه‌ی امور است. بنابراین اکثر شرکت‌ها موظف به نگهداری دفاتر دفتری و گزارش پایان سال مالی هستند. فریلنسرها از این امر مستثنی هستند، صرف نظر از گردش مالی و سود کارشان. برای آن‌ها محاسبه ساده مازاد درآمد (EÜR) کافی است.
از سال ۲۰۰۸ نیز یک قاعده‌ی استثنا در مورد معامله‌گران فردی وجود دارد. آنها در صورت تمایل می‌توانند سود خود را مطابق EÜR تعیین کنند، اگر:
• گردش مالی سالانه در دو سال متوالی کمتر از ۶۰۰،۰۰۰ یورو باشد، و
• سود سالانه در هر دو سال از مرز ۶۰،۰۰۰ یورو فراتر نرفته باشد.
مهم: هر دو شرط باید رعایت شوند. اگر در پایان اولین سال مالی مشخص شود که درآمد از هیچ یک از دو مقدار محدود بیشتر نخواهد شد، بنیانگذاران می‌توانند از این قانون استفاده کنند .قانون ساده شده‌ی EÜR دارای دو امتیاز مثبت است.
از یک طرف، مالیات واقعی وجود دارد: عوامل تعیین کننده‌ی سود فقط زمانی مالیات فروش را پرداخت می‌کنند که فاکتور واقعاً پرداخت شده باشد. از آنجا که هیچ ادعایی وجود ندارد، سود فقط هنگام دریافت پرداخت حاصل می‌شود. این منجر به یک مزیت قابل توجه نقدینگی میشود. در عین حال، دامنه خاصی برای تغییر سود به وجود می‌آید.
دومین مزیت، استفاده‌ی ساده و قابل توجه است. در حالی که ترازنامه نویسی به خودی خود یک علم است، EÜR را می‌توان بدون داشتن مدرک و سال‌ها تجربه‌ی حرفه‎ای انجام داد و از قوانین پیچیده‎ای مانند مقررات یا هزینه‎های پیش پرداخت صرف نظر کرد. صورت‎های مالی سالانه بسیار ساده‎تر است. با این حال، مورد اخیر نیز می‌تواند یک مشکل باشد، چرا که EÜR فاقد شفافیت و استاندارد سازی ترازنامه (بیلان) است. شرکا، سرمایه گذاران و وام دهندگان معمولاً گزارش های اضافی را انتظار دارند که به نوبه خود بخشی از وقت صرفه جویی شده را جبران می‌کند. از آنجا که شرکت‎ها معمولاً به سمت رشد می‌روند، به هر حال به سرعت از مرزهای محدود استثنائات قانونی عبور می‌کنند، به ویژه در مورد سود. بنابراین علم و دانش لازم در زمینه‌ی حسابداری باید با دقت ساخته شود.

۵٫ مشاوره‌ی مالیاتی: آیا از ابتدای کار ضروری است؟
تصور اینکه کل مسائل حسابداری و مالیاتی خود را به دست یک مشاور بسپارید، بسیار وسوسه‌انگیز است. مشاوران مالیاتی با مسائل مالی به خوبی آشنا هستند و گاهی اوقات می‌توانند پس انداز اضافی پیدا کنند. شما می‌توانید به کار تخصصی آن‌ها اعتماد کنید، کاری که مشاوران مسئولیت آن را می‌پذیرند. این نکته‌ی مهمی برای شرکت‌های نوپا است که فاقد دانش تجاری هستند. بنابراین شما می‌توانید به طور کامل بر روی تجارت خود تمرکز کنید و تشریفات کاغذبازی را به کنار بگذارید. مشاوران مالیاتی همچنین در کنار قوانین مالیاتی، به عنوان مثال در مورد مسائل مالی، از مشتریان خود پشتیبانی می‌کنند.
البته از طرف دیگر، آن‌ها کار خود را با نرخ اجتماعی انجام نمی‌دهند. مقررات هزینه‌ی مشاور مالیاتی امکان ارزیابی اولیه را فراهم می‌کند، اما هزینه های واقعی می‌توانند به طور قابل توجهی بیشتر باشند. در اینجا عواملی مانند سود یا فروش نیز نقش دارند. برای شرکت‌های نوپا ارزیابی اینکه زمان به دست آمده و تخفیف احتمالی مالیات ارزش هزینه کردن را دارد یا خیر، دشوار است. بعلاوه، به بیرون سپردن کار لزوماً به این معنی نیست که همه‌ی مشکلات و سختی‌ها خود به خود حل خواهد شد. برخی کارهای مقدماتی و مقدار مشخصی هماهنگی اجتناب ناپذیر است.
از طرف دیگر، کسانی که حسابداری را شخصا انجام می‌دهند، دانش فنی تجاری به دست می‌آورند. این امر وابستگی به مشاوران بیرونی را کاهش می‌دهد. در عین حال، وقتی حسابداری را خودتان انجام بدهید، شفافیت بیشتری دارید: ارقام فعلی تجارت بلافاصله در دسترس هستند. این امر به روسای شرکت دید بیشتری در مورد به عنوان مثال نقدینگی می‌دهد.
با این حال، نباید این موضوع را خیلی ساده گرفت. این امر خصوصاً در صورت وجود تعهد ایجاد ترازنامه بیشتر صدق می‌کند. بدون دانش پایه‌ی تجاری و دانش اساسی در مورد قانون‌های مالیاتی، انجام صحیح کار بسیار دشوار است. همچنین برنامه ریزی زمان کافی برای حسابداری نیز مهم است. در این بین برنامه‌های حسابداری و مالیاتی امروزه آنقدر ساده و مطمئن هستند که حتی افراد مبتدی نیز می‌توانند از پس آن‌ها برآیند. سطح بالای اتوماسیون، کارایی بهتر و خطای کمتر را تضمین می‌کند. به همین دلیل بسیاری از افراد خوداشتغال، فریلنسر و مشاغل کوچک می‌توانند بدون داشتن مشاور مالیاتی کار کنند. در مورد شرکت های رشدگرا، در نهایت مسیر به شرکت‌های حقوقی منتهی می‌شود، اما هدف معمولا به دست آوردن خدمات ویژه است، نه پکیج‌های گران قیمت.

۶٫ با نرم‌افزار مناسب، در وقت و هزینه صرفه جویی کنید.
کارآفرینان می‌توانند با استفاده از یک نرم افزار حسابداری نه تنها در وقت، بلکه در هزینه صرفه جویی کنند. در این برنامه‌ها علاوه بر امکان حسابرسی معمول، امکان مقایسه‌ی خودکار پرداخت با حساب بانکی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به این ترتیب می‌توان فاکتورهای باز را به سرعت شناسایی کرد و در صورت لزوم، یک یادآوری پرداخت – به صورت خودکار – ارسال کرد. به خصوص در ماه‌های اول پس از راه اندازی شرکت، مهم است که هرگز حساب خود را فراموش نکنید!
با استفاده از یک نرم افزار مناسب می‌توانید فقط با چند کلیک مهمترین وظایف حسابداری را نیز انجام دهید، مانند مدیریت اسناد یا اظهارنامه‌ی پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده. ارزیابیهایی مانند حساب مازاد درآمد (EÜR) یا حساب سود و زیان به طور خودکار توسط نرم افزار انجام می‌شوند.
برای اطلاعات بیشتر فرم زیر را پر کنید و در جلسات مشاوره ما شرکت نمایید یا به واتساپ ما پیام دهید: